一流の人がやっている仕事術の基本！時間管理のポイントとは？

あなたのまわりを思い出してみてください。

仕事ができる一流の人と、何度言っても変化が起こらない二流や三流の人がいるはずです。

 

どうしてこのような違いが生まれるのでしょうか？

1日の使い方、1週間の使い方、1ヶ月の使い方。

 

スケジュールや打ち合わせなど、どちらかというと一流の人の方が多いはずなのに、二流や三流の人よりもスムーズにこなしている印象があります。

 

今回は、一流の仕事人を目指すなら、必ず知っておきたい仕事術の一つ「時間管理」のポイントについてお話していきます。

 

1: 仕事で時間管理ができない人の特徴

二流、三流の人の多くは、仕事での時間管理ができていません。同じような話を聞いたとしても、一流の人とは全く違った思考と行動をするものです。

 

では、具体的にどのような思考と行動を二流や三流の人がやっているのか、特徴的な部分を見ておきましょう。

 

(1)仕事に必要な時間を考える

スケジュールや計画表を作るとわかるのですが、自分の前にやってきた仕事に必要な時間を予測して、その時間に合わせて自分の予定を書き込もうとします。

 

これは子供の頃に経験した「夏休みの宿題」計画と同じです。

宿題の量から考えると、8月15日を過ぎたころからスタートすれば登校日に間に合うという計画です。

 

しかし、このような計画を実践し、夏休みの宿題が登校日の前日までに終わった人、どれくらいいらっしゃるのでしょうか。

残念ながら、ほとんどの人は終わらずに登校した経験があると思います。

 

どうしてこのようなことが起こるのでしょうか？

 

(2)予測できないこともある

仕事や宿題には、過去の経験から必要な時間が予測できることと、どんなにがんばっても予測できないことがあります。

 

例えば、1日の中でお風呂に入る時間は、おおむね毎日同じくらいの時間を使っているでしょう。これは予測できる時間です。

 

こういった時間ばかりが仕事や宿題にあるのなら、必要な時間を割り出して計画するだけで問題なく進みます。

 

しかし、仕事や宿題には、必要な時間が予測できないことが常に存在します。

知らないことを調べる時間などは、予測できない時間の代表例でしょう。

パワーポイントでプレゼン資料を作っているとき、アニメーションの方法がわからずに、Googleでやり方を検索し、試行錯誤する時間も予測できない時間です。

 

こういった時間が計画の中にはありませんので、積もりつもると計画が破綻します。

 

夏休みの宿題なら、算数の計算ができなくて悩み続けて……間に合わないということが起こります。

 

(3)一流の人との大きな違い

それは、自分では予測できない時間があることを、冷静に理解しておくことです。

 

いつもスムーズに仕事をこなしている人は、自分を過大評価しないもの。

過小評価もしませんが、冷静に自分の力量を判断し、限界を知っていることが重要なのです。

 

自分にとっての限界点を見誤っている間は、常に計画が破綻する可能性を秘めています。

 

2: 仕事ができる一流の人がやっていること

では、一流の人がやっていることとはどういったことでしょうか。

 

(1)タスクの洗い出し

計画を立てる前に、やるべきタスクを小さく洗い出しています。

1時間や2時間で終わるようなタスクも含めて、やるべきことを全て洗い出すことで、仕事の全容を俯瞰することができるようになります。

 

どうしてこのような手間をかけるのかというと、人は考えながら行動することが苦手だからでしょう。

 

実際に仕事をしながら、「次は何をしようか」と考えていると、考えている時間が無駄になりますし、見落としも増えていきます。

 

まずは小さなタスクも無視せず、とにかく全部洗い出すことが大切です。

 

(2)締め切りは人類最大の発明

このような名言を放ったコピーライターが米国にいます。

 

誰もが経験のあることですが、「いつでもいいから」ということは、先送りされる運命にあります。

そして、結局はいつまでたっても着手することはなく、ホコリをかぶった書類の下に埋もれた手紙のように、思い出してもらうことはありません。

 

反対に、どのような小さなタスクであっても締め切りが設定されていれば、人は締め切りに向かって進むことができます。

 

自ら追い込むという表現もありますが、限られた時間を締め切りによって作り出すことが必要なのです。

 

(3)やっと計画

ここまで進めてから、計画を立て始めます。

 

計画を立てるときにも、次のような方法がおすすめです。

 

できるだけ大きな紙に手書きで1ヶ月のスケジュールを書き出します。

1ヶ月のスケジュールが書き出せると、次には1週間のスケジュールを書き出します。

 

少しずつ、やるべきタスクが小さくなり、それぞれの締め切りも見えてきます。

 

さらに週の中で1日単位のスケジュールを書き出します。

ここまで小さくすると、その日の使い方も決まってきますし、達成するべき目標も明確になります。

 

どこまで進んでいるのかわからないと人は満足できませんし、継続することができません。

しかし、チェックリストのように「達成感」を感じられるように、小さなゴールを設定することで満足感が生まれ、次も達成しようという気持ちから継続することができるのです。

 

3: さらに一流の人は機会を逃さない工夫もしている

(1)急に思い立ったことや、閃いたアイデア

良いか悪いか。使えそうかどうか。

そういった判断は横に置いておいて、とにかくメモに書き留めます。

 

後から、別の閃きと共鳴し、新しいビジネスのアイデアとして完成することもあります。

思い立ったことやアイデアは、その瞬間を逃すと私たちの思考から流れて消え去ってしまいます。

 

後から思い出そうとしても、ほとんどの場合、思い出すことはありません。これは大変もったいないことです。

 

(2)緊急性と重要性

フランクリン・コビー博士の7つの習慣にも出てきますが、一流の人は第一領域と第二領域を大切にします。

 

• 第一領域：緊急で重要なこと

これは対処する必要があります。放っておくと、後々別の面倒なことが起こる可能性があります。

 

• 第二領域：緊急ではないが重要なこと

いっけんするとやらなくても良いことに見えます。

しかし一流の人ほど、第二領域の時間を確保します。

 

というのも、緊急ではなく重要なこととは、自分の将来に影響することだからです。

スキルアップの学習もそうですし、マインドを向上させる瞑想などもここに入ります。

より良い未来の自分を作り出すためには、今の自分にフォーカスする時間を確保することが重要です。

 

今日の自分が未来を決めます。今日やらないことが、未来にできるようになることはありません。

 

4: スマホやパソコンも使って簡単に実践しよう

このような方法で時間管理をすると、あなたの思考も変化するはずです。

 

では、時間管理をする上で、どのようなツールを使えば簡単便利になるでしょう。

 

ポイントは、すぐに書き込んだり見たりできることです。

「わざわざ」電源を入れるような行動をしないと書いたり見たりできないことは、面倒なので良いとわかっていてもやりません。

 

5: まとめ

一流の人は、スケジュールの立て方から違っています。

時間の使い方を無駄なく丁寧にしているのだと思います。

 

こういった癖や思考を身につけることで、仕事の成果も変わりますし、普段の佇まいも変化してくるはずです。

 

当然ですがバタバタと忙しく動き回るのではなく、ゆったり余裕と自信をもって動けるようになるでしょう。

 

まるで有名な人物の肖像画のように、見る人が思わず立ち止まるような人間性を纏うことができるはずです。