できる人はやっている！ノート術でビジネスに変化を起こすポイント
The21やプレジデント、日経ビジネス。女性向けなら「日経WOMAN」などで定期的に紹介されているのが「ノート術」。
どうしてノート術が何度も、それも複数の雑誌で特集されるのかというと、特集に登場されている方々を見ればわかりますが、
「できる人ほど、手書きのノートを使っている」
傾向が強いということのようです。
そこで今回は、一流の人、できる人がやっているビジネスに効果的なノート術のポイントを紹介します。
目次
1: どうして一流の人はノートを使うのか？
デジタル全盛の昨今。そして屋外での通信回線の普及により、メモやスケジュールなどは、パソコンで簡単に管理できます。
若い世代なら、パソコンよりもスマートフォンで簡単に管理することが可能です。
アプリも沢山ありますし、ビジネスシーンなら「セールスフォース」や「サイボーズ」のようなソフトウェアを活用することもできます。
これらは別に会社の中でしか使えないものではありません。
外出先からでもインターネットを通していつでも使うことができます。
しかし、どうしてか一流の人や、仕事ができる人と言われている方達には、アナログなノートを愛用されている人が少なくありません。
間違いなく情報はデジタルの方が、後から検索したり抜き出したり、コピペしたりしやすいです。
しかし、あえてアナログを選んでいるということは、何らかのメリットがあるはずです。
(1)書くことで忘れない
手を動かして書くことで、スケジュールや客先での話などが忘れにくくなります。
書いている光景も一緒に記憶へ保存されますので、デジタルな情報よりも人間同士の温かみのある関係性まで記されることもあるでしょう。
(2)直感的なメモが取りやすい
デジタルの場合、直感的に好きなように書くことができません。
紙のように、無理に紙面へ押し込むようなこともできませんし、適当なところから矢印を書いて注意書きすることも難しいです。
閃きやアイデアは理路整然としていません。
曖昧な、もやもやしたものですから、手書きすることでしか再現できないのです。
(3)すぐに読み返せる
電源を入れる必要もありません。
パソコンのように起動するまで待つ必要もありません。
ノートなら、見たいところを開くだけでOKです。
また、見たいところを探すとき、パラパラとめくっていることで脳が刺激され、新しい視点や考え方に気が付くこともあります。
(4)バッテリーの心配も無用
外出先でパソコンやスマホしかない場合、バッテリーがなくなると終わりです。
いくらデジタル機器の中に情報があるとわかっていても、バッテリーがないと起動して見ることができません。
(5)事象と心象を好きなフォーマットで書ける
デジタルは決まったフォーマットは得意ですが、人間の曖昧さを考慮した、その日の気分的なフォーマットは苦手です。
でも、こういった曖昧なフォーマットが許されるからこそ、その日に起こった事象と、事象から受けた心象を思うがままに書けるのです。
こういった情報とはいえないようなものが集まることで、自分自身を見つけるきっかけになることもありますし、情報発信のネタになることもあります。
2: ちょっとした技でノートが変わる！
ノートは人によって使い方が違います。
これが正解というものはありませんので、いろいろ試してみて、自分にあった使い方を見つけてもらいたいと思います。
(1)打ち合わせとアイデアの書き方を変える
情報を整理したい人や、目的別にノートを持ち歩くのが好みではない人に向いている方法です。
この方法は、打ち合わせ（会議など）はノートの前から順に書いていきます。
いっぽう、アイデアや企画、閃きに関してはノートの後ろ側から書いていきます。
開く方向によって目的が分かれていますので、見返すときにも便利です。
また、打ち合わせの内容を書いているとき、フッと浮かんだアイデアをパッと裏側から書けるので、複数のノートを机の上に準備して、あっちこっちと書く手間がなくなります。
(2)気をつけたいセキュリティー対策
ノートは他人から見えることがあります。
別に見えてもかまわない人もいると思いますが、打ち合わせをするクライアントからすると、他で不用意に自社の情報が漏れているのではないかと不安に思う方もいらっしゃいます。
こういった不安要素をなくすためには、ノートに記入する
- 企業名
- 商品名
- 人名
は記号やアルファベット1文字で表現し、他人から見えたとしてもわからないようにしておきたいところです。
ちょっとした配慮ですが、こういった相手を想う気持ちによって一流と二流の差が出るのでしょう。
(3)質問は付箋
ノートを広げるシーンは多くの場合、質問する機会があるはずです。
できる人は、打ち合わせに向かう前に、効果的な質問を用意していきます。
というのも、一方通行な打ち合わせの会話は、本当に必要な情報が出ていないことが多いもの。
良い質問をすることで、良い答えが返ってきますから、できる人ほど時間を使って質問を考えているのは当然と言えば当然です。
そしてこのような質問ですが、タイミングがやってきたとき素早く質問できるように、ノートの裏側などに付箋を貼って質問を書いておきましょう。
付箋に書き込む内容は、ノートへ書き込む内容とは違い、一時的な情報です。
このように情報にも優先順位をつけることで、よりノートを整理しながら活用することができます。
3: ノートを客先で使うときの注意点
ノートをそのまま使ってもいいのですが、一工夫するだけで相手が持つ印象も変わります。
(1)見た目も大事
ノートをそのままドンとテーブルに上におくのも良いですが、見た目に少しこだわることで「重要なノート」という雰囲気を醸し出すことができます。
まず、使うノートの大きさを見つけます。
一般的には、B5、A4が多いと思います。
次に、調べた大きさに合う「革のノートカバー」を購入して掛けましょう。
たったこれだけで、重要なノートに生まれ変わります。
クライアントの視点からも、自分の会社が大切にされているように感じ、悪い気はしません。
(2)大きくわかりやすく書く
文字を並べて書くよりも、大きくわかりやすい字で書きましょう。
きれいに書くことよりも、その瞬間に飛び出した情報を捉えて書くことが重要です。
その場の雰囲気もノートへ伝わりますので、どのくらいの熱量の話だったのかもわかります。
(3)タスクはチェックボックス化する
ノートを書いているとき、タスクが思いつくこともあります。
そういった場合は、他の内容と区別するために
- 競合を調べる
- 売上を調べる
- 戻ったらメールする
というように、チェックボックスを使って箇条書きにしておきましょう。
これは大変効果的です。パッと見て、他とは違いますし、完了したのかどうかも一目でわかりますから、タスクや約束を忘れることがありません。
(4)ノートの場所によって役割を決める
ノートの上下・左右の場所に役割を決めている人がいます。
例えば、右は質問、左は答え。上は現状、下は予測。
使い方は人それぞれですが、あらかじめ決めておけば、書きながら迷ってしまうこともありませんし、情報がごちゃごちゃになって、どこに書いたのかわからなくなることも防げます。
4: まとめ
デジタル時代ですが、人の直感的なことを記録するには、アナログなノートがまだまだ活躍しています。
今回の内容を参考にしていただき、一流の人と同じようにアナログなノートを使ってみてください。
スマホばかりの生活から、紙に書くという動作によって、これまで気が付かなかったアイデアを捉えることができるかもしれません。
